Daglig kasseoppgjør
Denne veiledningen dekker den daglige kontantrutinen i Favrit: registrere startkontanter, lese oppgjørsrapporten og avstemme kasseskuffen ved stenging.
Før du starter: kontantbetalinger krever en tilkoblet kasseskuff. Se Sett opp kasseskuff og Bruke kasseskuffen for de daglige handlingene for betaling, refusjon, innskudd og uttak som det henvises til under.
I denne veiledningen:
- Den daglige kontantrutinen kort fortalt
- X-rapport vs Z-rapport
- Start av dagen: inngående vekselkasse
- Slutten av dagen: avstem og gjør opp
- Hvem som tok oppgjøret
- Forstå begrepene i rapporten
- Når tallene ikke stemmer
- Sende og eksportere rapporter
Den daglige kontantrutinen kort fortalt
- Start av dagen — legg startkontantene (veksel) i skuffen med Deposit.
- I løpet av dagen — ta kontantbetalinger og refusjoner som normalt. Registrer alle kontanter du legger inn eller tar ut med Deposit / Withdraw.
- Slutten av dagen — skriv ut rapporten, tell opp skuffen, sammenlign med rapporten, ta ut dagens kontanter og sett dem i banken.
Den viktigste vanen: bruk alltid Deposit og Withdraw når kontanter fysisk går inn i eller ut av skuffen. Nesten alle avstemmingsproblemer skyldes et innskudd eller uttak som skjedde i virkeligheten, men som aldri ble registrert i systemet.
X-rapport vs Z-rapport
Begge finnes under Rapporter → Dagsoppgjør i Favrit Admin. En oppgjørsperiode går fra 06:00 til 05:59 dagen etter.
| X-rapport | Z-rapport | |
|---|---|---|
| Hva det er | Et øyeblikksbilde av kun den nåværende oppgjørsperioden. | Det formelle daglige oppgjøret, og dokumentet regnskapsføreren din og skattemyndighetene forholder seg til. |
| Lukking av perioden | Lukker ikke perioden — du kan skrive den ut når som helst. | Perioden lukkes automatisk ved slutten av hver oppgjørsdag (05:59). |
| Når du bruker den | For å sjekke tall underveis eller ved slutten av et skift. | Har du kontantsalg, må du fortsatt telle opp, avstemme og kvittere for skuffen manuelt (se under). |
Begge rapportene viser de samme tallene: totalt salg, perioden, et løpenummer, oversikt over betalingsmåter, MVA per sats og kasseavstemmingsdelen. Er en rapport merket "Z-rapport", er det det daglige oppgjørsdokumentet.
Start av dagen: inngående vekselkasse
På rapportene vises inngående vekselkasse som Inngående vekselkasse. Dette beløpet er kontantene som er overført fra dagen før (utgående vekselkasse), ikke beløpet du setter inn om morgenen (se eksemplene under).
For å sikre at du har kontanter å gi i veksel, bruk Deposit for å legge kontanter i skuffen ved starten av dagen — med mindre det ble overført nok fra i går.
Ved starten av hver dag: Gå til Hardware → Kasseskuff → Deposit og legg inn startbeløpet ditt.
Ved slutten av hver dag: Bruk Withdraw for å ta kontanter ut av skuffen. Det du gjør her, avgjør neste dags inngående vekselkasse. Her er et enkelt eksempel uten noe salg:
- Hvis du gjør et uttak (Withdraw) ved stenging (f.eks. Deposit 1 000 kr ved åpning, Withdraw 1 000 kr ved stenging) → neste dags Inngående vekselkasse er 0.
- Hvis du ikke gjør et uttak ved stenging (f.eks. Deposit 1 000 kr ved åpning, ingen Withdraw) → neste dags Inngående vekselkasse er 1 000 kr (den overføres i skuffen).
Hovedregelen: bruk alltid Deposit og Withdraw når kontanter går inn i eller ut av skuffen. Hvis du ikke gjør det, vil ikke rapportene stemme med kontantene du faktisk har.
Vanlige feil:
- Du tar ut kontanter ved stenging, men registrerer aldri uttaket (Withdraw), slik at systemet fortsatt forventer at de ligger der.
- Du legger inn startkontanter uten å bruke Deposit, slik at det er mer kontanter i skuffen enn opptellingen forventer.
Slutten av dagen: avstem og gjør opp
1. Skriv ut rapporten
Gå til Rapporter → Dagsoppgjør og skriv ut X/Z-rapporten. Finn delen merket Kasseavstemming nederst i rapporten.
2. Tell kontantene
Gå til Hardware → Kasseskuff → Open. Tell alle kontantene i skuffen.
3. Sammenlign med rapporten
De opptalte kontantene skal være lik Netto beløp i kassaskuff + Inngående vekselkasse (se Forstå begrepene i rapporten).
- Hvis beløpene er like — kontantene stemmer, og det er ingenting å undersøke. Lukk kasseskuffen.
- Hvis de er ulike — se Når tallene ikke stemmer.
4. Lukk kasseskuffen
Lukk skuffen før du gjør uttak, slik at uttaket blir registrert korrekt.
Ta kun kontanter ut ved hjelp av Withdraw-knappen (neste steg) — ta aldri penger ut med Open, ettersom kontanter som tas ut på den måten ikke blir registrert, og rapportene dine vil da ikke stemme med kontantene i skuffen.
5. Ta ut dagens kontanter
Gå til Hardware → Cash drawer → Withdraw og legg inn beløpet du tar ut.
Kontantene du lar bli igjen i skuffen, er beløpet du starter neste dag med (inngående vekselkasse). For eksempel: tar du ut alt, starter neste dag på 0. Lar du 1 000 kr bli igjen, overføres det beløpet.
6. Sett i banken og lagre dokumentasjonen
Legg de uttatte kontantene i en bankpose, merket med dato og beløp. Sett dem i banken. Behold en kopi av rapporten og bankinnskuddskvitteringen for dine opptegnelser.
Hvem som tok oppgjøret
Slik setter du det: gå til Rapporter → Dagsoppgjør og velg bruker i feltet "Gjort opp av". Du kan enten skrive inn et navn eller velge blant de eksisterende brukerne dine.
- Den ansvarlige gjelder for den nåværende oppgjørsperioden. Du kan ikke sette eller endre den for en periode som allerede er lukket, eller en som ikke har startet ennå.
- Standard: du kan sette opp en standard ansvarlig bruker under Bedriftsinnstillinger → Bedriftsprofil, som forhåndsutfyller feltet.
Brukeren som settes her er ansvarlig for hele det daglige oppgjøret. Å registrere en ansvarlig er påkrevd når du har kontantsalg eller betalinger via en ekstern kortterminal.
Forstå begrepene i rapporten
Dette er linjene kundene oftest lurer på:
| Rapportlinje | Hva det betyr |
|---|---|
| Netto kontantsalg | Kontantsalg etter rabatter og refusjoner. Inkluderer ikke kontanttips (tips vises på en egen linje). Det er ikke det samme som totalen av kontanter i skuffen (det er Utgående vekselkasse), som også reflekterer tips, innskudd og uttak. |
| Netto beløp i kassaskuff | Netto kontanter skuffen tok inn i perioden: Netto kontantsalg + kontanttips + innskudd − uttak. (Refusjoner og rabatter er allerede regnet med i Netto kontantsalg, så de trekkes ikke fra igjen.) Inkluderer ikke inngående vekselkasse. |
| Inngående vekselkasse | Kontanter overført fra dagen før (se Start av dagen: inngående vekselkasse). |
| Utgående vekselkasse | Den nåværende totalen av kontanter i skuffen: Inngående vekselkasse + Netto beløp i kassaskuff. Hvis du ikke registrerer et uttak, overføres dette og blir neste dags Inngående vekselkasse. |
Betalingsmåte: UNINTEGRATED/Cash |
En oversikt over hvordan gjestene betalte, etter refusjoner og rabatter. I motsetning til Netto kontantsalg inkluderer disse linjene tips. UNINTEGRATED/Cash er kontanter tatt gjennom skuffen. |
| Kasseavstemming | Delen i rapporten der du sammenligner opptalte kontanter mot forventede kontanter. |
Når tallene ikke stemmer
Et avvik ("diff") skyldes nesten alltid en av disse årsakene:
- Et uttak ble ikke registrert. Ansatte tok ut kontanter, men trykket aldri Withdraw, slik at systemet fortsatt forventer at de ligger i skuffen — og beløpet ruller over i neste dags Inngående vekselkasse, som da fortsetter å vokse. Løs det ved å registrere et Withdraw for å bringe beholdningen tilbake til ønsket vekselkasse.
- Startkontanter ble ikke registrert. Kontanter ble lagt inn uten å bruke Deposit, slik at det er mer i skuffen enn rapporten forventer.
- En refusjon ble registrert to ganger. En refusjon fra Hardware-fanen (Refund guest) er ikke knyttet til ordren. Refunderer du både fra Hardware-fanen og fra selve ordren, blir refusjonen registrert to ganger i rapportene. Bruk én av metodene (se Bruke kasseskuffen → Kontantrefusjon).
Hvis et avvik fortsatt gjenstår etter at du har sjekket disse, noter dato, klokkeslett, referansenummer og beløp og kontakt Favrit Support — det er de opplysningene som trengs for å spore det.
Sende og eksportere rapporter
Last ned en rapport
Fra Dagsoppgjør-visningen kan du laste ned rapporten.
Motta rapporter automatisk på e-post
Gå til Admin → Bedriftsinnstillinger → Bedriftsprofil og legg inn en adresse i feltet Rapport-e-post for å få oppgjørsrapporter tilsendt på e-post.
Rapporter for lengre perioder
Gå til Admin → Rapporter → Oppgjørsrapport, velg datoperiode og last ned. Svært lange datoperioder har noen begrensninger — får du ikke hentet hele perioden du trenger, kontakt Favrit Support.
For teknisk support, kontakt Favrit Support. For spørsmål om kasseavstemming, vennligst ta kontakt med din regnskapsfører eller økonomirådgiver.